Kreatywny content w mediach społecznościowych

Okładka do artykułu_Kreatywny contnet w mediach społecznościowych_blog_Beeffective

Social media to sport dla wymagających. Tutaj trzeba uderzyć w punkt, by stanąć na lajkowym podium. Twój kreatywny content publikowany w mediach społecznościowych, to przecież tylko wierzchołek góry, efekt wcześniej włożonej pracy. Przed jego publikacją musisz wykazać się na wielu, bardzo wymagających polach, od którego będzie zależał Twój ostateczny wynik. 

Tworzenie kreatywnego contentu w mediach społecznościowych to również rywalizacja. Rywalizacja do bycia najlepszym, najbardziej kreatywnym i organicznie najlepiej widocznym wśród innych marek. Chcesz tworzyć kreatywny content, który za każdym razem okaże się „złotem”? Jeśli skupisz się na odpowiednich przygotowaniach i zaczniesz regularne treningi, sam proces stanie się o wiele prostszy, przyjemniejszy i przede wszystkim… efektywny. Startujemy?

Rozgrzej się!

20 pomysłów na angażującą komunikację? 5 szablonów na super content? Przeczytanie nawet kilkunastu podobnych artykułów nie zrobi z Ciebie prawdziwego mistrza – chociaż one również mogą zainspirować Cię do dalszej pracy. Zamiast szukać konkretnych rozwiązań i już gotowych odpowiedzi daj sobie trochę czasu i odpowiednio rozgrzej swój kreatywny umysł.

 Tutaj warto zmienić sposób myślenia na temat samego tworzenia kreatywnego contentu w mediach społecznościowych i zacząć swoją pracę od podstaw.

1.      Skoncentruj się na celu

Rozpoczynając swoje kreatywne przygotowania, wróć do samego początku i zweryfikuj strategię. Jaki jest cel obecności Twojej marki w danym kanale? Co chcesz osiągnąć swoimi działaniami? Jaki content sprawdził się najlepiej w ostatnich miesiącach i dlaczego? Co interesuje i angażuje Twoją grupę docelową? Odpowiedz sobie na te parę pytań – to najlepszy start do dalszej pracy.

2.      Bez funu nie ma buzzu!

Banalne, ale warto o tym wspomnieć już na samym starcie. Jeśli nie kręci Cię to, co robisz, trudno Ci znaleźć pozytywy swoich działań, a entuzjazm uciekł już jakiś czas temu – nawet nie startuj do tych zawodów. Brak weny na generowanie nowych pomysłów jest często powodem frustracji, która dodatkowo potęguje poczucie „niemocy twórczej”. Jeśli myślisz, że tak właśnie jest u Ciebie i nie jesteś w stanie kreatywnie wygenerować jeszcze lepszych koncepcji – usiądź wygodnie i czytaj dalej.

3.      Dobry plan to podstawa

Postaw sobie konkretne cele na najbliższy czas i ułóż swój plan działań. Spisz kluczowe dla Twojej marki słowa, tematy, wydarzenia, usługi, produkty, o których chcesz wspomnieć w swojej komunikacji w najbliższym czasie. Czy informacje te można przedstawić w ciekawy dla użytkowników sposób? Czy aktualnie dzieje się coś angażującego, co możesz wykorzystać w komunikacji swojej marki? Dobry research przed ułożeniem swojego planu działań również ułatwi Ci dalszą pracę.

Czas na trening!

Po odpowiednim przygotowaniu i spisaniu swojego planu, czas na najlepszy i zarazem najbardziej wymagający etap pracy nad kreatywnym contentem – TRENING! Poniżej podrzucam Ci parę sprawdzonych pomysłów i ćwiczeń na porządne rozkręcenie swojej kreatywności. A żeby było nam łatwiej, zrobimy to na jakimś nieoczywistym przykładzie. Pomyślmy zatem nad kreatywnym rozwiązaniami dla firmy, która produkuje gumy do żucia dla… ryb.

kreatyny content w mediach społecznościowych

1.      Zacznij łowić

Ryba i guma do żucia – to się nie uda? Na dobry początek poszukajmy gotowych obrazów, rysunków, które przedstawiają nasz temat. Uwaga! Na tym etapie możesz nieźle odpłynąć!

Wykorzystaj wyszukiwarki www lub skorzystaj z różnych banków zdjęć. Zajrzyj na Instagrama, Behance, Pinteresta czy pooglądaj ciekawe filmy na YouTube lub TikToku. Sprawdź również tagi, którymi opisane są konkretna zdjęcia i… płyń dalej! Widzisz, ile różnych obrazów i interpretacji kryje się za jednym i tym samym słowem? Całe morze inspiracji!
Koniecznie zapisz wszystkie obrazy czy filmy, które najbardziej Ci się podobają i wywołują u Ciebie konkretne emocje. Możesz stworzyć również inspiracyjne moodboardy, które będą zbiorem Twojego pomysłu wizualnego lub konkretnej koncepcji. W końcu zawsze możesz do nich wrócić i w kolejnym miesiącu na nowo się zainspirować!

Kreatywny content_moodboard
Moodboard wykonany na podstawie zdjęć z unsplash.com i pixabay.com

2.      Zabawa w skojarzenia

Czy podczas przeglądania różnych obrazów pojawiły się w Twojej głowie różne hasła, skojarzenia? Pamiętasz tagi, którymi opisywane były zdjęcia na odwiedzanych stronach? Zapisz wszystkie konkretne hasła przedstawiające dany temat oraz sprawdź ich synonimy i odpływaj jeszcze dalej! Baw się słowem i szukaj nieoczywistych połączeń czy rymów. Po chwili przekonasz się, jak z paru, wydawałoby się wcześniej zupełnie losowych słów, stworzysz ogromną sieć skojarzeniową, której początek i koniec będą mocno od siebie odbiegać, a jednak… wypłynęły dokładnie z tego samego źródła.

Prezentacja sieci skojarzeń_kreatyny content w mediach społecznościowych
Sieć skojarzeń. Źródło unsplash.com

3.      Zainspiruj się

Oprócz obrazów i słów możesz zainspirować się praktycznie wszystkim co Cię otacza. Mogą to być filmy, dokumenty, teksty piosenek, przysłowia, cytaty czy różne ciekawostki, które niejednokrotnie mogą Cię nieźle zaskoczyć!

Kojarzysz złotą rybkę? Wygląda jakby cały czas coś żuła. Robi tak dlatego, by odpowiednio zmielić jedzenie przed połknięciem (a że je prawie cały czas!) używając do tego swojego gardła, bo właśnie tam znajdują się jej… zęby! Masz pomysł na wykorzystanie tej ciekawostki w komunikacji?

Możesz również zobaczyć, jak inne marki przedstawiły podobne tematy w swojej komunikacji. Sprawdź istniejące kampanie, bieżącą komunikację, kreacje i hasła. Nawet jeśli Twój temat różni się mocno do kreacji konkurencji lub marek z zupełnie innej branży, w każdej kreacji zawsze możesz znaleźć coś, co pomoże Ci popłynąć ze swoim pomysłem jeszcze dalej.

4.      Odpłyń!

Jeśli czujesz, że masz wystarczającą ilość haseł, słów, obrazów i w Twojej głowie powoli rodzi sie kreatywny content – koniecznie je zapisz lub narysuj. Udało Ci się stworzyć jeden super pomysł? Rozwijaj go dalej, kombinuj. Możesz stworzyć do niego konkretną historię, dodać inne zwierzęta, osadzić je w konkretnym miejscu, czasie, zastanów się nad sytuacjami, które mogą mu towarzyszyć. Skup się na samym produkcie lub naszej pływającej bohaterce, a może bohaterach? Finał tej historii, zależy od Ciebie. Pod koniec pracy nad kreacją pokaż ją innym osobom i sprawdź, w jaki sposób interpretują Twój pomysł. Tu może być wiele zaskoczeń, ale w końcu co dwie głowy, to nie jedna!

Na sam koniec pozostała już najprzyjemniejsza część. Po odpowiednich przygotowaniach i regularnych, intensywnych treningach czas na publikacje swojego kreatywnego contentu, by rozpłynął się po digitalowym oceanie.  Jak zareagują na niego inni? To zależy. Twoja kreacja mogła nie zostać w ogóle zauważona lub po prostu nie do końca trafiła w gust Twoich użytkowników. Jak mawiał Disneyowo-Pixarowy klasyk, w tej sytuacji najlepiej powiedzieć: „Mówi się trudno i płynie się dalej!”. Nie zniechęcaj się, tylko analizuj, wyciągaj wnioski i twórz dalej, inaczej, lepiej!

Kreatywny content? Mamy to!

Twoja koncepcja dotarła do szerokiego grona odbiorców i wzbudziła wiele emocji? MAMY TO! Content, który nie jest oczywisty, ma elementy wyróżniające, które przyciągają uwagę użytkowników, nie można zostać przez nich niezauważony. Nawet w tym całym morzu kreacji, które codziennie zalewają naszą digitalową przestrzeń. Pamiętaj jednak, że tutaj liczy się odpowiednie przygotowanie i solidny trening. W końcu to właśnie odpowiedni trening czyni mistrza, a ten da Tobie szansę na pokazanie światu, co to znaczy kreatywny content!  

#samnektar by Magdalena Firfa/Beeffective

Jeśli chcesz, by Beeffective pomogło Twojej marce w kreatywnych działaniach w digital marketingu,

Jak rozwinąć swoją kreatywność?

Rozwinąć swoją kreatywność
Rozwinąć swoją kreatywność

Zacznijmy od badania, które przeprowadziło Adobe w 2012 roku (które nadal uważam za aktualne). Polegało ono na przepytaniu kilku tysięcy osób z największych gospodarek zachodnich w temacie kreatywności. 80% badanych twierdziło, że kreatywność jest konieczna do wzrostu gospodarczego, a dwie trzecie oznajmiło, że kreatywność jest wartościowa ogólnie dla społeczeństwa. Gdybym zapytał Cię o rolę kreatywności w pracy i codziennym życiu, zapewne również potwierdziłbyś, że jest ona istotna we wszelkich kluczowych sferach. Jednak według badania tylko 1 osoba na 4 uważała, że wykorzystuje swoją kreatywność w pełni. Tylko 39% badanych twierdziło, że jest kreatywna, a 75% stwierdziło, że w pracy dominuje nacisk na produktywność, a nie kreatywność. Zjawisko nazwano “Creativity Gap”. Widać wyraźnie lukę (eng. gap) pomiędzy tym, jaką wagę przykładamy kreatywności, a w jakim stopniu ją wykorzystujemy. 

Być może również zaliczasz do osób, które czują, że mogą i chcą bardziej wykorzystać kreatywność w pracy lub życiu codziennym. W tym artykule dowiesz się jak to zrobić. Jak więc rozwinąć swoją kreatywność? O tym za moment. Na razie zajmijmy się definicją. 

Czym jest kreatywność?

Kreatywność to proces przetwarzania nowych, oryginalnych pomysłów w rzeczywistość. Polega na łączeniu faktów, doświadczeń, informacji, które na pierwszy rzut oka nie są ze sobą związane, ale w efekcie są w stanie wygenerować nowe rozwiązania. Nie chodzi tutaj o wymyślanie rzeczy od zera. Kreatywność wymaga dwóch czynności, myślenia, a potem działania. Same pomysły są domeną osób z wyobraźnią, ale dopiero proces twórczy powoduje, że mamy do czynienia z kreatywnością. 

Kreatywność to (jeszcze raz powtórzę) proces, a nie pojedyncze zdarzenia. Na pewno znasz historię powstania teorii grawitacji Newtona. Nie została ona stworzona w momencie zauważenia spadającego jabłka z drzewa. Została spisana dopiero po dwóch dekadach, po seriach wielu badań i przemyśleń. Połączenie wielu dziedzin nauki, doświadczenie oraz ciężka praca pozwoliły wspiąć się kreatywności na najwyższy poziom. 

Jak pobudzić i rozwinąć swoją kreatywność? 

Jak widzisz, kreatywności nie da się zwyczajnie włączyć. Jest ona pobudzana i tworzona tak naprawdę przez całe nasze życie. Niektórzy twierdzą, że rodzimy się z maksymalnym poziomem kreatywności, która wraz z dorastaniem zanika lub warunki do jej pobudzania nie są sprzyjające. Mało osób może poprzeć stwierdzenie, że szkoła to miejsce rozwoju kreatywności, a jest to tylko jeden z czynników zewnętrznych, z którym mamy do czynienia w latach rozwoju. Nie wszystko jednak stracone. Teoria (potwierdzona badaniami Landa), która mówi, że kreatywność mamy wrodzoną, oznacza, że możemy ją też na nowo odkryć. 

Droga do pobudzenia kreatywności jest długa. Mówiąc o drodze, mam na myśli dotychczasowe życie. To jak bardzo byłeś ciekaw świata, ilu ludzi poznałeś, ile książek przeczytałeś, ile krajów zwiedziłeś, ile nowych rzeczy spróbowałeś, itd. przez … (tutaj wpisz swój wiek), jest bazą, z której czerpać można pomysły i przede wszystkim jest źródłem ‘kropek’, które można łączyć ze sobą, by rozwinąć swoją kreatywność. Im więcej kropek, tym więcej kombinacji można stworzyć. Tym więcej też niespodziewanych połączeń można odkryć, a te, jak już wiemy, są definicją kreatywności. 

Wybierz ścieżkę w stronę kreatywności

Czy to oznacza, że jeżeli nasza droga była uboga, to zawędrowaliśmy do miejsca, gdzie kreatywność jest już nie do odzyskania? Oczywiście, że nie! Wyobraź sobie, że stoisz właśnie na rozwidleniu i możesz wybrać tę samą ścieżkę, którą kroczyłeś lub pójść w stronę, gdzie na horyzoncie widzisz góry wiedzy, lasy doświadczeń i tłumy ciekawych osób. Co warto robić na tej nowej drodze, by rozwinąć swoja kreatywność?

  • Pytaj, ale w sposób, który podważa powszechną mądrość. 
  • Obserwuj zachowania, zależności, zmiany, nowości. 
  • Poznawaj ludzi z różnymi pomysłami i perspektywami, buduj sieć kontaktów. 
  • Eksperymentuj, próbuj nowych rzeczy, prowokuj niekonwencjonalne reakcje, konstruuj odmienne doświadczenia i obserwuj efekty. 
  • Łącz, twórz połączenia między pytaniami, problemami lub pomysłami z niepowiązanych dziedzin. 
  • Nie bój się porażek. Największe osiągnięcia były efektem prób i błędów (1000 prób Edisona przed odkryciem żarówki). 
  • Nieustannie praktykuj, stwórz czas na tworzenie, jak pisarz, który codziennie siada do pisania (tylko wtedy jest w stanie stworzyć dzieło). 
  • Prokrastynuj (tak, dobrze czytasz) – oderwanie się od tematu i zajęcie głowy innymi rzeczami może przynieść zaskakujące idee. 

Creativity Hack – magiczny strzał kreatywności 

Na koniec zdradzę Ci sekret, jak w moment podbić swoją kreatywność. 

Weź prysznic! Nie jest to oczywiście żadne wielkie odkrycie. Na pewno nie jeden raz przyszła Ci do głowy świetna myśl pod prysznicem, ale wiesz, dlaczego tak się dzieje? Mózg posiada trzy główne sieci neuronalne:

  • Salience network – Sieć istotności – moderuje zewnętrzny świat
  • Executive control network – Sieć kontroli wykonawczej – zadaniowa i decyzyjna 
  • Default mode network DMN – Sieć aktywności bazowej – łączy fakty i generuje momenty eureka. 

To właśnie DMN aktywuje się podczas czynności, które nie wymagają od nas czynnego skupienia. Dochodzi wtedy do tzw. bujania w obłokach i wtedy właśnie możemy wykorzystać ukrytą moc kreatywną naszego mózgu. Czy to oznacza, że w każdym biurze powinno być zamontowanych kilka pryszniców? Nie miałbym nic przeciwko (Aaron Sorkin, dramaturg i scenarzysta bierze w swoim biurze 8 pryszniców dziennie, ale można aktywować DMN również w inny sposób: pójdź na spacer, poćwicz, pobiegaj lub posprzątaj dom. 

Podsumowując, kreatywność jest do nauczenia i wyćwiczenia, ale wymaga odpowiedniego podejście oraz tworzenia jak największej ilości kropek, które potem można innowacyjny sposób łączyć. Czasem warto też wziąć dłuższy prysznic.

#samnektar by Michał Malinowski/Beeffective

Jeżeli szukasz agencji, która zrozumie Twoje biznesowe potrzeby i zaproponuje kreatywne rozwiązania?

Źródła:

Adobe: Global Creativity Gap

Oduczanie się kreatywności

Kreatywność to proces

Rodzimy się kreatywni

Innovators DNA

Sieci neuronalne

15 sposobów na większą produktywność w pracy

Produktywność w pracy
Produktywność w pracy

Wypoczęci i zmotywowani wchodzimy w kolejny nowy rok. Głowa pełna jest pomysłów i planów do zrealizowania, nie tylko tych osobistych, ale również związanych z pracą i karierą. Problem w tym, że postanowień jest dużo, a ilość dostępnego czasu taka sama jak w poprzednich latach. Dzieląc dzień na sen, pracę i czas „wolny”, do dyspozycji mamy tak naprawdę nie 24 godziny dziennie, a 8 godzin w pracy oraz 8 poza pracą (nie licząc weekendów). Resztę powinniśmy przeznaczyć na sen. Zakładając, że zajmujemy się 8 godzinami w pracy, to do dyspozycji otrzymujemy 40 godzin tygodniowo. Z jednej strony dużo, z drugiej bardzo mało na realizację wszystkich ambitnych celów, jakie przed sobą stawiamy. Realistycznie nie jesteśmy też w stanie utrzymać tego samego poziomu produktywności przez cały czas, jaki spędzamy w pracy. Na szczęście jest wiele sposobów, które pomogą w wyciśnięciu jak najwięcej z każdego dnia i sprawienia, że Twoja produktywność w pracy znacznie się zwiększy. Wierzę, że metody, które opisuję poniżej, pomogą Tobie w zrealizowaniu nie tylko celów, jakie sobie wyznaczyłeś, ale również pomogą w wypracowaniu efektywnych systemów pracy. 

Produktywność w pracy czas start!

System złożony z rutyn, zasad i narzędzi powinien być podstawą zarządzania własnym czasem oraz efektywnego radzenia sobie z codziennymi zadaniami, niezależnie od tego, na jakim stanowisku pracujesz i jakie masz doświadczenie. Pomoże Ci to zarówno podczas studiów, jak i w zarządzaniu dużym zespołem. Osobiście stosuję kilka z wymienionych tutaj sposobów na to, by zwiększyć produktywności w pracy i widzę tego pozytywne efekty! 

Piramida pomocna w zarządzaniu czasem_produktywność w pracy
Piramida pomocna w zarządzaniu czasem

Zacznijmy od tego, że na sukces składa się wiele elementów z trzech głównych poziomów budowania takiego systemu. Absolutną podstawą są rutyny, które możesz wdrożyć w swoje codzienne życie. Są to często czynności, które nie mają bezpośredniego związku z pracą, ale mocno na nią wpływają. To ile czasu śpisz, jak się odżywiasz czy ilość aktywności fizycznej ma ogromny wpływ na działanie Twojego mózgu, a więc również produktywność w pracy. To właśnie dzięki niemu w głównej mierze możemy działać bardziej efektywnie. Tutaj nie ma drogi na skróty. Kolejny poziom zbudowany jest z zasad, jakimi się kierujesz. Nie wiem, czy przestrzegasz przepisów ruchu drogowego, czy też kodeksu cywilnego, ale zasady, które sobie ustalisz, powinny być nienaruszalne. Oczywiście najpierw trzeba się ich nauczyć, ale jak już je wdrożysz, stają się one mechanizmem, dzięki któremu podejmowanie decyzji będzie dużo mniej obciążające.

Umysł ma skończoną ilość energii kognitywnej na każdy dzień, więc jeżeli obciążamy go, używając zasad, pozostaje nam więcej paliwa na najważniejszej zadania. Przykładowo możesz ustalić swoje zasady korzystania z maila służbowego, które znacznie skrócą czas jaki na to poświęcasz. Według badania przeprowadzonego przez McKinsey, na czytanie i odpowiadanie na maile przeznaczamy średnio 28% czasu pracy! Ostatnią rzeczą, która usprawni Twoją produktywność, jest wdrożenie narzędzi i technik, które możesz wykorzystać bezpośrednio do zapanowania nad czasem lub poradzeniem sobie z listą rzeczy, jakie masz do wykonania. 

Rutyny

Sen 

Pozostałe wskazówki, które poznasz w tym artykule, będą miały mniejszy wpływ na poprawę Twojej produktywności, jeżeli nie zadbasz w pierwszej kolejności o sen. Bez odpowiedniej ilości snu nasz mózg nie jest w stanie się zregenerować i poprawnie funkcjonować. Spada poziom koncentracji, pogarsza się pamięć oraz umiejętność rozumowania. Zalecana ilość snu dla dorosłego człowieka to od 6 do 8 godzin. Jeżeli masz problem z zaśnięciem, to pierwszą rzeczą jaką możesz zrobić, jest zminimalizowanie ilości sztucznego światła, na jakie wystawiony jest Twój wzrok na co najmniej godzinę przed zaśnięciem. W innym wypadku zaburzamy wydzielanie się melatoniny, która działa na nasz organizm usypiająco. 

Ruch 

W zdrowym ciele, zdrowy… mózg. Wiemy, że aktywność fizyczna wpływa pozytywnie na zdrowie, serce czy naszą sylwetkę, ale badania potwierdziły, że jeszcze jedną dużą korzyścią jest poprawa efektywności myślenia. Zyskujemy na większej kreatywności, obniżonym stresie, lepszej kondycji psychicznej i szybszemu uczeniu się. Wiadome jest, że przy uprawianiu sportów wydzielają się również endorfiny. One również mają pozytywny wpływ na produktywność. Jeżeli jesteś w dobrym humorze, to uwierz mi, że lepiej dogadasz się z innymi osobami, a kontakt z ludźmi to duża część codziennej pracy. Pracodawcy powinni zachęcać swój zespół do ruchu, ponieważ jest to część pracy (coś, co sprawia, że jest lepiej wykonywana). Programy typu Benefit z kartą Multisport, to tylko jeden z wielu pomysłu na wdrożenie tego usprawnienia pracy w firmie. 

Dieta

Trzecim, równie ważnym puzzlem na pierwszym poziomie zwiększania produktywności jest paliwo, jakie dostarczamy naszym organom do prawidłowego funkcjonowania. Im lepszej jakości, tym sprawniej działają. Jedzenie ma bezpośredni wpływ na wydajność kognitywną. Mózg jest w stanie funkcjonować dzięki energii, którą dostarcza glukoza. Niski poziom glukozy, w momencie, kiedy jesteśmy głodni, powoduje obniżenie się umiejętności koncentracji oraz skupienia się. Z drugiej strony, jedzenie, które bardzo szybko przemienia się w glukozę (np. zawierające cukry proste), powoduje wystrzał energii, po którym następuje tzw. zjazd. Dobrej jakości jedzenie oraz odpowiednie rozłożenie posiłków w ciągu dnia pozwala na utrzymanie odpowiedniego poziomu energii w organizmie. Owocowe czwartki również nie są pustym benefitem, który ma przyciągnąć pracowników. Badanie potwierdziło, że codzienne jedzenie owoców i warzyw w pracy zwiększa szczęście, kreatywność i zaangażowanie. Przykłady rzeczy, o które warto wzbogacić swoją dietę dla zwiększenia produktywności w pracy, znajdziesz w infografice przygotowanej przez Hubspot.

Zasady

Stawianie granic 

Umiejętność stawiania granic nie jest rzeczą, która przychodzi do głowy jako pierwsze, kiedy mówimy o produktywności, ale tak naprawdę mocno się z nią wiąże. Gdy już ustalisz sobie rutyny i wybierzesz metody pomagające Tobie lepiej pracować, przechodzisz do etapu, w którym musisz je wybronić od zewnętrznych czynników, a jest ich dużo i będą pojawiać się każdego dnia. Partner lub partnerka proponuje obejrzeć serial późnym wieczorem. Kolega z pracy obchodzi urodziny i przyniósł ciasto. Co wieczór kładziesz się do snu z telefonem w ręku. Zostajesz po godzinach, bo szef poprosił Cię o ponowne sprawdzenie raportu. To przykłady, które nie są nam obce. Stawianie granice czasowych, lokalizacyjnych oraz personalnych jest kluczowe, ale może też być negatywne w skutkach, jeżeli będziesz to robił nieumiejętnie w relacji do innych. Pamiętaj o tym, aby zakomunikować swoje granice z wyprzedzeniem oraz wyjaśnić, jaką korzyść przynoszą Tobie, jak i całej firmie. 

Deep work 

Pomyśl o momentach, w których czas poświęcony na pracę wygenerował najwięcej wartości (wymyślenie nowego produktu, wdrożenie innowacji, usprawnienie procesu produkcyjnego, itp.). Na pewno nie robiłeś tego w biegu, sprawdzając maile pomiędzy spotkaniami, słuchając jednocześnie narzekań zespołu na jednego z klientów. Byłeś zapewne w tzw. stanie flow, czyli osiągnąłeś maksymalny poziom koncentracji, przypadkowe myśli nie pojawiały się w głowie, a świat zewnętrzny jakby na chwilę przestał istnieć. Jest to sposób na wytworzenie dużej wartości w firmie. W takim razie powinniśmy dążyć do tego, aby jak najwięcej czasu poświęcić na tego typu pracę. Nie jesteśmy niestety jednak w stanie pracować na takim samym poziomie skupienia przez cały dzień. Nawet gdybyśmy zamknęli się na 8 godzin w odizolowanym pomieszczeniu, aby zredukować ilość rozpraszaczy, to nasz mózg z czasem traci wydajność. Dlatego tak ważne jest, aby wydzielić sobie z dnia kilka godzin na tzw. deep work.

Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że maksymalnie jestem w stanie wykręcić 4 godziny w pracy oraz kilka godzin wieczorem w domu. Oczywiście wszystko zależy od środowiska, w jakim dana osoba pracuje oraz np. wspomnianych wyżej rutyn. Bądź intencjonalny w ustalaniu czasu na pracę w skupieniu i zasygnalizuj innym, że w tym czasie jesteś niedostępny (stawianie granic). 

Deep work_produktywność w pracy
Czas na deep work!

Delegowanie 

Deep work brzmi dobrze, ale trzeba jeszcze na niego wygospodarować czas. Zadanie wcale nie jest łatwe, gdy spojrzymy na listę rzeczy do zrobienia, które czekają na nas każdego dnia. Pytanie, czy to Ty powinieneś wykonać te wszystkie zadania. Bardzo prawdopodobne, że część z nich warto delegować, ponieważ koszt Twojej godziny jest na nie za wysoki. Delegowanie to zasada, której wdrożenie nie zajmie jednego dnia. Jest to ciągły proces podejmowania decyzji. Na szczęście są narzędzia, które w tym pomogą, jak Macierz Eisenhowera, którą opiszę w kolejnej sekcji. 

Wiesz, że możesz wygospodarować więcej czasu na działania strategiczne w Twojej firmie, zlecając obsługę kampanii reklamowych, prowadzenie komunikacji w social media lub prace graficzne agencji takiej jak nasza?

E-mail 

Możesz mieć kontrolę nad skrzynką e-mail lub ona może przejąć kontrolę nad Tobą. Ciekawe jest, że nie uczą nas korzystać z tego narzędzia w szkole czy w pracy, a jak pamiętasz ze wstępu, korzystanie z e-maila w pracy może zajmować aż 28% czasu. Każdy, kogo zapytasz zapewne powie, że umie korzystać z tej formy komunikacji. Ile osób jednak potrafi to robić efektywnie i mądrze? Współczesne skrzynki pocztowe posiadają wiele funkcji, które pozwalają na lepszą organizację oraz automatyzację korespondencji (foldery, etykiety, filtry). Ważne jest również ustalenie własnych zasad. Przykładowo: 

  • Sprawdzanie skrzynki tylko o określonych porach 
  • Wyłączenie powiadomień 
  • “Inbox Zero” 
  • Tworzenie szablonów na najczęściej powtarzające się wiadomości 
  • Wybranie innej, szybszej formy komunikacji 

W Internecie możesz znaleźć dużo innych porad odnoszących się do obsługi skrzynki e-mail. Zastosowanie ich pomoże znacznie zredukować ilość czasu, który na to poświęcasz. 

Automatyzacja 

To oczywiste, że automatyzacja zwiększa produktywność. Czynności, które możesz zautomatyzować, jest wiele i możliwe, że nawet nie zdajesz sobie z tego  sprawy. Jest coraz więcej narzędzi, które to umożliwiają. Najprostszym przykładem jest wspomniany wcześniej e-mail. Możesz ustalić reguły, dzięki którym maile będą się same sortowały. Nawet zadania, które wymagają użycia kilku programów, możesz zaprogramować w specjalnie do tego przeznaczonych aplikacjach typu Zapier lub IFTTT. Warto jest czasem się zatrzymać podczas pracy i pomyśleć, czy przypadkiem nie da się zautomatyzować powtarzalnych czynności. 

Przykład automatyzacji z wykorzystaniem aplikacji Zapier_większa  produktywność w prcy
Przykład automatyzacji z wykorzystaniem aplikacji Zapier

Zasada 2 minut 

To prosta zasada, która jest jednym z fundamentów najbardziej chyba popularnej metodologii zwiększania produktywności GTD (Getting Things Done) Davida Allena i polega na tym, że jeżeli otrzymane zadanie zajmie Ci krócej niż 2 minuty, to powinieneś zrobić je od razu. Jeżeli dłużej, to użyj osobistego systemu do zarządzania zadaniami, takiego jak właśnie GTD. Zasada ta sprawdza się równie dobrze w przypadku maili. 

Zjedz tę żabę – Eat the frog

Metoda pochodzi z książki “Zjedz tę żabę” i polega na podjęciu „najbrzydszych”, czyli najważniejszych i najtrudniejszych zadań z samego rana. Są to zadania, przy których najpewniej spotkasz się z prokrastynacją, dlatego najlepiej mieć je za sobą możliwie szybko, kiedy masz najwięcej energii i silnej woli. Dodatkowo wykonanie najtrudniejszego zadania w pierwszej kolejności oznacza, że nawet jeżeli reszta dnia okaże się mało produktywna, to przynajmniej zakończysz dzień z jednym dużym zwycięstwem. W zjedzeniu żab pomaga niewątpliwie deep work, ponieważ zazwyczaj przy tego typu zadaniach potrzebna jest pełna koncentracja przez dłuższy czas.

 

Narzędzia i Techniki 

Technika Pomodoro

Wspomniałem wcześniej, że ciężko jest utrzymać wysoką produktywność przez długi czas. Nasz mózg, jak również oczy, plecy i praktycznie całe ciało potrzebuje regeneracji. Popularną techniką zarządzania czasem, tak aby regularnie mieć czas na takie przerwy jest Pomodoro. Nazwa pochodzi od minutnika kuchennego w kształcie pomidora, który został użyty przez twórcę tej metody Francesco Cirillo. Właśnie minutnika lub cyfrowej alternatywy potrzebujesz, aby pracować w ten sposób. Każde Pomodoro to 25 min nieprzerwanej pracy w skupieniu. Po upływie tego czasu otrzymujemy 5 min przerwy. Po 4 takich sesjach czyli 2 godzinach pracy następuje dłuższa, 15 lub 30 minutowa przerwa. W prostocie Pomodoro tkwi jego największa zaleta. Po przeczytaniu tego artykułu, możesz od razu wdrożyć ją w życie. 

Macierz Eisenhowera

Narzędzie stworzone przez 34. Prezydenta Stanów Zjednoczonych pomaga w odpowiednim priorytetyzowaniu zadań poprzez umieszczenie ich na dwóch osiach: ważności oraz pilności. Efektem jest przypisanie zadania do jednej z czterech grup:

  • Zrób najpierw – Rzeczy najważniejsze, które trzeba zrobić dzisiaj. 
  • Zaplanuj – Równie ważne rzeczy, które można wykonać innego dnia, ale trzeba je zaplanować. 
  • Oddeleguj – Zadanie, które nie może czekać, ale nie jest tak ważne, należy oddelegować. 
  • Nie rób – Jeżeli coś nie jest ani ważne, ani pilne, po prostu tego nie rób. 

Po takim ulokowaniu zadań, możesz skorzystać z innych metod opisanych w tym artykule, aby jak najlepiej sobie z nimi poradzić i zminimalizować prokrastynację. 

Macierz Eisenhowera_większa produktywność w pracy
Macierz Eisenhowera

Tygodniowy przegląd

Jedna godzina w tygodniu może mieć bardzo duży wpływ na Twoją produktywność w pracy oraz pomóc Ci w ogólnym rozwoju. Dzień za dniem intensywnie pracujemy, wykonujemy zlecone nam zadania, bierzemy udział w spotkaniach i robimy wiele innych rzeczy, które zbliżają nas do… właśnie do czego? Czy wiesz, jakie masz cele? Wiesz, co chcesz osiągnąć? Czy ten tydzień spowodował, że jesteś bliżej celów? Bez momentu na podsumowanie, refleksję i planowanie łatwo jest wpaść w wir pracy, który donikąd nie prowadzi. Cotygodniowy przegląd, który może potrwać zaledwie godzinę, pozwoli Ci odpowiedzieć sobie na zadane powyżej pytania. Ta metoda również jest częścią systemu GTD i ma określoną strukturę, która pomaga w efektywnym przeprowadzeniu takiego przeglądu:

1. Robienie porządku

Dosłownie sprzątasz wszystko to, co nagromadziło się w Twoich inboxach. Zarówno wirtualnych (skrzynka odbiorcza, pulpit, folder z rzeczami pobranymi z Internetu), jak i fizyczne (biurko, plecak, skrzynka pocztowa). 

2. Bądź na bieżąco

Sprawdź, co zrobiłeś w tym tygodniu, jakie wydarzenia widzisz w kalendarzu. Czy wykonałeś to, co chciałeś? Jak Ci poszło? Sprawdź postępy w realizacji długoterminowych celów. Zobacz, co czeka Cię w przyszłym tygodniu i zaplanuj swoją pracę oraz sprawdź, jakie najważniejsze zadania są do wykonania. 

3. Kreatywność

To przestrzeń na ogólne przemyślenia dotyczące pracy, rozwoju, rzeczy, które Cię aktualnie ekscytują lub z którymi się zmagasz. Może znajdziesz obszary, które wymagają nauki z Twojej strony. 

Warto przygotować sobie wzór takiego przeglądu i co tydzień wypełniać uporządkowane pola lub odhaczać wykonane czynności. Równie ważne jest ustalenie sobie konkretnego dnia i godziny, kiedy poświęcisz uwagę tylko na to. Polecam piątkowe popołudnie. 

Time Blocking – bloki czasowe 

Jeżeli chodzi o produktywność, to kalendarz jest Twoim największym przyjacielem, aczkolwiek jest to relacja, którą musisz starannie pielęgnować. Gdybyśmy zaznaczyli wszystkie czynności, jakie zazwyczaj robimy w ciągu dnia, to przed naszymi oczami pojawiłaby się bardzo duża ilość małych bloków oznaczających spotkania, maile, zadania i inne, które pomieszane byłyby między sobą. Od razu byśmy stwierdzili, że taka praca nie ma szans być produktywna. Dużo lepiej wyglądałby kalendarz, który ma tylko kilka dużych bloków, czyli jest czas na spotkania, osobny czas na odpowiadanie na maile i np. jeden blok z przygotowaniem projektu. Wiesz dokładnie co i kiedy robisz oraz dodatkowo grupujesz zadania, dzięki czemu jesteś w stanie bardziej efektywnie je wykonywać. 

Przykład blokowania czasu
Przykład blokowania czasu

Aplikacje typu to-do 

Ostatnim prostym narzędziem jest aplikacja typu to-do, dzięki której możesz zarządzać zadaniami. Korzystanie z takiego narzędzia wydaje się oczywiste, ale różnica polega na wykorzystywaniu bardziej zaawansowanych funkcji, tj. grupowanie, dodawanie oznaczeń, filtrowanie, nadawanie ważności czy ustawianie zadań powtarzalnych. Wypracowanie własnego systemu trochę trwa, ale jak już ustawisz wszystko wedle Twoich potrzeb, to taka aplikacja może pełnić funkcję Twojego drugiego mózgu. Wszystko, co masz do zrobienia jest tam wpisanie oraz odpowiednio poukładane. Dzięki temu robisz przestrzeń w swojej głowie na myślenie bardziej strategiczny czy kreatywne. 

Produktywność w pracy na wyższym poziomie

Jak widzisz sposobów na to, by zwiększyć produktywność w pracy jest wiele. Te, które przedstawiłem, to i tak tylko mały wyciek z wielkiego worka możliwości. Nie chodzi jednak o wprowadzenie wszystkich w życie jednocześnie, bo takie zadanie z góry wydaje się ciężkie do zrealizowania, a nasz mózg będzie próbował uciekać do łatwiejszych do przełknięcia czynności. Polecam wprowadzać i budować swój system produktywności małymi etapami, pamiętając jednocześnie o filarach, jakimi są rutyny. Z czasem wejdzie Ci to w nawyk i nie będziesz musiał nawet o niektórych zasadach czy rutynach pamiętać. Liczy się systematyczność! 

#samnektar by Michał Malinowski/Beeffective

Szukasz wsparcia w efektywnych działaniach w digitalu, które pozwolą rozwinąć Twój biznes?

Źródła:

https://www.sleepfoundation.org/how-sleep-works/why-do-we-need-sleep
https://zapier.com/blog/sleep-and-productivity/
https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy https://todoist.com/productivity-methodshttps://productivity95.com/69-proven-methods-to-multiply-your-productivity-for-a-lifetime/
https://hbr.org/2014/10/regular-exercise-is-part-of-your-job
https://www.livestrong.com/article/422836-how-does-exercise-improve-work-productivity/
https://hbr.org/2014/10/what-you-eat-affects-your-productivity
https://hive.com/blog/setting-boundaries-at-work-for-productivity/
https://blog.doist.com/deep-work/
https://www.linkedin.com/pulse/why-delegation-essential-productivity-mirna-korican-lajtman-phd/
https://zapier.com
https://ifttt.com
https://todoist.com/productivity-methods/eat-the-frog
https://todoist.com/productivity-methods/pomodoro-technique
https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/
https://todoist.com/productivity-methods/weekly-review