Wizerunek pracownika i jego legalne wykorzystanie w social media

O wykorzystaniu wizerunku pracownika nie wspomina się w branży marketingowej wiele. Choć z powodu mody na Employer Branding ta tendencja zaczyna się zmieniać. Jeszcze mniej mówi się o prawnych aspektach takich działań – a jeśli się je podejmuje, to najczęściej jest już za późno. Czas to nadrobić i opracować temat. Zobacz, w jaki sposób możesz wykorzystywać wizerunek pracownika, zanim będzie afera.

A ta najczęściej wybucha wtedy, gdy okazuje się, że pracownik nie jest zadowolony z wykorzystania jego wizerunku. Nieraz stoi też za tym fakt, że tym pracownikiem przestał już być. I może wcale nie w sympatycznych okolicznościach. Takim sytuacjom można jednak zapobiec, a zacząć trzeba od samego „zdefiniowania” wizerunku.

Jak rozumieć pojęcie „wizerunek”?

To wcale nie takie jednoznaczne – i dlatego od tej kwestii warto zacząć. Wizerunek to podobizna człowieka – taka, która pozwala go rozpoznać. Nie jest tu ważne, czy utrwalona zdjęciem, rysunkiem czy może filmem.

Skupmy się właśnie na tej możliwości rozpoznania pracownika. W większości wypadków będzie to oczywiście twarz, dzięki której można nas poznać i odróżnić od innej osoby. Ale czy zawsze? Oczywiście nie – są też inne cechy, dzięki którym niektórych z nas  da się zidentyfikować. Przykładowo – charakterystyczny kolor włosów albo fakt poruszania się na wózku inwalidzkim lub – prowadziłem taką sprawę – tatuaż. W tej konkretnej co prawda, twarz osoby została w filmie zamazana, ale i tak wszyscy rozpoznali ją na filmie opublikowanym na YouTube. Twarz nie zawsze więc będzie jedynym wyznacznikiem w kontekście wizerunku, również, jeżeli chodzi o wizerunek pracownika.

Wyjątki

A teraz inaczej – zacznę od dwóch prawnych wyjątków, by później napisać o regułach. Nie trzeba pytać o zdanie i zgodę osób przedstawionych na przykład na zdjęciach, o ile następuje któraś z tych dwóch sytuacji:

• Osoba jest „częścią większej całości”.
• Osoba jest znana i „w pracy”.

Co oznacza „część większej całości”?

Omówmy je bardziej szczegółowo – najpierw „część większej całości”. Tak dosłownie w przepisie napisane jest, że sytuacja dotyczy „osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza”. Zatem – w uproszczeniu – jeśli bez tej osoby zdjęcie byłoby też fajne, to nie jest ona jakby największą jego wartością. Nie trzeba więc pytać ją o zezwolenie. Co ważne – mitem są powielane wielokrotnie tzw. „liczby graniczne”. Jest to błędne założenie mówiące, że jeżeli w grupie mamy co najmniej 9 osób, to można prezentować ich wizerunki bez formalnej akceptacji. To nieprawda!

Jak rozumieć rozpoznawalność osoby „w pracy”?

A jak to się ma w przypadku osoby znanej i będącej „w pracy”. Tu oczywiście kluczowe jest, gdzie przebiega granica „rozpoznawalności” pracownika. Przydać się może parę wyroków, jakie w tej kwestii wydały polskie sądy. Na przykład „wyjątek pozwalający na wykorzystanie wizerunku osoby bez jej zgody nie musi się odnosić do osób znanych w całej Polsce, czy nawet w mniejszym lub większym regionie kraju, wystarczy bowiem, aby dana osoba z racji pełnionych funkcji była znana osobom ze środowiska, w którym się obraca”. A zatem – wystarczy rozpoznawalność danej osoby na przykład w branży marketingowej.

Po drugie – „Określona grupa osób może być z góry zaliczona do grona osób powszechnie znanych w rozumieniu przepisów prawa autorskiego, bądź ze względu na pełniony urząd, bądź wykonywany zawód (sportowcy, aktorzy, dziennikarze), szczególnie jeśli osoba go wykonująca zdobędzie popularność. W szczególnych przypadkach w orbicie społecznych zainteresowań może znaleźć się tzw. zwykły człowiek, jeśli będzie sprawcą określonego zdarzenia a jego działania zostaną odpowiednio nagłośnione (np. urządzi happening)”. Czyli nie ma wątpliwości, że w określonych okolicznościach człowiek mniej znany może dołączyć do grupy takich, których o zdanie pytać nie trzeba.

Wizerunek pracownika – jak uzyskać pozwolenie?

Zasada jest taka, że należy mieć zgodę osoby, z której wizerunku korzystamy. I to z nią najczęściej będziemy mieć do czynienia w kontekście wykorzystania wizerunku. Krótko mówiąc – o ile pracownik nie otrzymał zapłaty za pozowanie, lepiej mieć zgodę na posłużenie się jego wizerunkiem, czy np. tatuażem. A ponieważ akceptację wyrażoną tylko ustnie łatwo odwołać i ciężko udowodnić – choć nie jest to wprost napisane w prawie, zachęcam do zgody utrwalonej na piśmie.

To nie musi być odrębny, napisany szalenie skomplikowanym prawniczym żargonem dokument. Wystarczy coś „udowadnialnego”, chociażby w postaci maila. Zwróć też uwagę na temat odpłatności zgody (najlepiej więc ujmij, że jest nieodpłatna) oraz jej cofanie (w zasadzie nie możesz jej zabronić, ale rozważ ustalenie kary umownej).

Zgoda „wpleciona”

Co najważniejsze – i w praktyce chyba najwygodniejsze – zgoda „wizerunkowa” może być elementem innej, większej całości. Na przykład Regulaminu wydarzenia, na którym pojawią się pracownicy. Albo po prostu umowy o pracę.

Pamiętaj o tych z pracowników, którzy zatrudnieni są na umowie cywilnoprawnej – a tym bardziej samozatrudnionych. W ich kontraktach warto od razu dopilnować tego, żeby zgoda przez cały okres współpracy dawała Ci w tym zakresie swobodne podejście.

Podsumowanie

Wiedząc już, czym jest wizerunek pracownika i jakie są reguły prawne jego obrotu – możesz z większą pewnością nim dysponować. Pamiętaj o istniejących wyjątkach od konieczności posiadania zezwolenia – a jeśli go potrzebujesz, zbieraj je w rozsądny sposób. Powodzenia!

#samnektar by Tomasz Palak/Wpis gościnny znajomego naszej pasieki